National Democratic InstituteClosing Date : 2017-01-19
Duty Station : Guatemala City, Guatemala
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Application : Apply for the job

Organization: National Democratic Institute
Country: Guatemala
Closing date: 19 Jan 2017

The National Democratic Institute (NDI) is seeking a Head of Finance and Administration with significant experience in USAID grant management and donor compliance, subgrant agreement management, accounting, financial reporting, project administration and budget oversight. This position is based in Guatemala City, Guatemala as part of an anticipated USAID-funded program focused on youth political leadership.

The primary responsibilities of the position will be to manage the accounts, provide oversight for the project accounting unit, manage the administrative and financial operations in Guatemala, monitor field expenses against the budget for the grant, supervise all Administrative and Accounting staff, share information with program and financial management teams in Guatemala and Washington, DC, and ensure compliance with US government financial/programmatic reporting requirements and NDI policies and procedures. The Head of Finance and Administration will also supervise staff responsible for overseeing subgrants issued to international and/or Guatemalan organizations. The Head of Finance and Administration will be the communications liaison on financial reporting and clearance matters with the International Accounting team in Washington, DC. Fluency in both English and Spanish is required. Guatemalan nationals are encouraged to apply.

A multi-year commitment is expected for this position. This position is contingent upon the availability of funding for the anticipated youth political leadership program in Guatemala and donor approval of personnel. The Head of Finance and Administration will report directly to NDI's Chief of Party for the program.

Primary Responsibilities

Provide oversight of all financial and administrative operations in the field for a youth political leadership program, funded by USAID;

Manage the functions and staffs of Accounting, Subgrants, Human Resources, Procurement, and Facilities.

Provide guidance based on NDI-Guatemala Human Resources policy

Liaise with DC Human Resources on development of HR infrastructure and compensation program

Monitor program expenditures, including budget to actual expenses, and reporting on financial results and cost projections to management in Guatemala and Washington, DC;

Use accounting and financial systems to support quality delivery of work;

Train project office accountants on NDI's policies and procedures, donor grant compliance requirements, and bookkeeping and internal controls;

Lead the management of a large grant program with multiple recipients throughout Guatemala;

Develop a subgrants manual to outline protocols for administering, managing, and reporting on subgrants for the project;

Serve as the liaison between the subgrant partners, project management team and the finance department, and assisting program managers in creating and monitoring activity and budget tracking systems to ensure the integrity of all financial transactions;

Monitor and ensure timely submission of reports by subgrantees;

Train and mentor local partner to increase their financial and management capacity;

Review the accounting procedures and internal controls of each organization and provide recommendations for improvements;

Manage contractual relationships and relationships with subgrantees;

Review financial reports and advise grantees on revision prior to submission to NDI headquarters;

Liaise with NDI headquarters subgrants team;

Assist with grantee and program closeout processes;

Manage field grant audits and assist DC on grant audits.

Oversee compliance with internal controls and accounting procedures;

Ensure all financial and accounting reports are prepared and submitted in a timely manner;

El Instituto Nacional Dem crata (NDI) busca a un Responsable de Finanzas y Administraci n con experiencia significativa en la gesti n de fondos y cumplimiento con los compromisos contra dos por los donantes, gesti n de acuerdos de subconvenios, contabilizaci n, informes financieros, administraci n y supervisi n de proyectos y de presupuesto. La posici n est basada en la Ciudad de Guatemala, Guatemala como parte de un programa financiado por USAID que se enfoca en el liderazgo pol tico juvenil.

Las principales responsabilidades de la posici n ser la gesti n de cuentas, supervisar el equipo de contabilidad, gestionar las operaciones administrativas y financieras en Guatemala, monitorear gastos de campo que vayan en contra del presupuesto, supervisar el personal administrativo y de contabilidad, compartir informaci n con equipos program ticos y financieros en Guatemala y Washington, DC, y asegurar el cumplimiento de requisitos de informes financieros/program ticos del gobierno de EE.UU y las pol ticas y procedimientos de NDI. El Responsable de Finanzas y Administraci n tambi n supervisa el personal responsable de supervisar sub-donaciones otorgados a organizaciones internacionales y/o Guatemaltecas. El Responsable de Finanzas y Administraci n ser el enlace de comunicaciones en la presentaci n de informes financieros y en la autorizaci n de asuntos con el equipo de Contabilidad Internacional en Washington, D.C. Fluidez en Ingl s y Espa ol es requerido. Nacionales guatemaltecos son alentados a aplicar.

Un compromiso de varios a os es previsto para esta posici n. La posici n es contingente en la disponibilidad de fondos para el programa de liderazgo pol tico juvenil en Guatemala y la aprobaci n de personal por el donante. El Responsable de Administraci n y Finanzas reportar al Jefe del Programa de NDI.

Principales Responsabilidades:

Supervisa las funciones operacionales financieras y administrativas en la oficina en Guatemala para un programa de liderazgo pol tico juvenil, financiado por USAID;

Gestiona las funciones y los empleados de Contabilidad, Subconvenios, Recursos Humanos, Contratos;

Provee una gu a basada en las pol ticas de Recursos Humanos de NDI-Guatemala;

Colabora con el equipo de Recursos Humanos-DC en el desarrollo de la infraestructura de Recursos Humanos y el programa de compensaci n para los empleados;

Monitorea los gastos program ticos, incluyendo el presupuesto de gastos reales, e informa sobre resultados financieros y previsiones de costos a la administraci n en Guatemala y Washington, DC;

Utiliza sistemas financieros y de contabilidad efectivamente;

Entrena el equipo de contabilidad y finanzas sobre las pol ticas y procedimientos de NDI, cumplimiento con los requisitos del donante, contabilidad y controles internos;

Dirige la gesti n del acuerdo de un programa grande con m ltiples beneficiarios a trav s de Guatemala:

Desarrolla un manual de subconvenios para resumir protocolos para administrar, gestionar, y reportar sobre subconvenios para el proyecto;

Sirve como enlace entre las organizaciones socias que reciben un subconvenio, equipo de gesti n de proyecto y el departamento de finanzas, y ayudando a el equipo de programas a crear y monitorear actividades y sistemas de seguimiento de presupuestos para asegurar la integridad de todas las transacciones financieras;

Monitorea y asegura la entrega puntual de informes por los contratistas;

Entrena y aconseja colaboradores locales para aumentar su capacidad financiera y de gestion;

Repasa los tr mites de contabilidad y controles internos de cada organizaci n y formula recomendaciones para mejorar;

Gestiona relaciones contractuales y relaciones con sub-beneficiarios;

Revisa informes financieros y asesora becarios en su revisi n antes de su presentaci n ante la sede NDI;

Enlaza con el equipo de subconvenios de la sede de NDI

Ayuda con el cierre de programa y los procesos de liquidaci n del programa;

Gestiona auditor as de subconvenios y apoya a DC con auditor as del programa;

Supervisa cumplimiento con controles internos y procedimientos de contabilidad; y

Asegura que todos los informes financieros y contables est n preparados y presentados en una manera puntual.

Qualifications

Bachelor's Degree in finance, accounting, business administration and/or a related field, graduate degree preferred;

Minimum of ten (10) years of professional experience, with six (6) years in a management capacity with an international organization;

Minimum of four (4) years of experience in managing large grant-making programs, preferably in Latin America and the Caribbean;

Working knowledge of international grant, budget and accounting procedures, particularly as they relate to USAID;

Working knowledge of word processing and spreadsheet applications, as well as experience with accounting software and Quicken;

Knowledge of USAID rules and regulations;

Desire and ability to live and work in Guatemala;

Experience in the financial management and reporting of multi-million dollar project operations;

Superior office and staff management skills, with a high degree of organization and attention to detail;

Excellent oral and written communication skills to present information, respond to questions and contribute to written proposals and reports in a professional manner;

Excellent interpersonal skills to interact effectively with staff, donors and local partners;

Capacity to develop and implement effective strategies for accomplishing assigned duties;

Ability to work under pressure with minimum supervision; self-starter; capacity to work both independently and as a member of a team;

Flexible and adaptable, yet able to take control and be responsive to and anticipate the needs of the program, staff and the operating environment;

Excellent knowledge of PC-based word processing, database and spreadsheet applications, experience with Google Apps (Gmail, Calendar, Google Drive, G+, etc.) strongly desired; and

Fluent in written and spoken English and Spanish.

Comments

Only those applicants under consideration will be contacted. No phone calls please.

In order to provide equal employment and advancement opportunities to all, NDI bases its employment decisions on merit, qualifications and abilities. NDI is an equal opportunity employer. It does not discriminate in employment opportunities or practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, age, disability, sexual orientation, gender identity, marital status or any other characteristic protected by law.

Calificaciones:

Licenciado en finanzas, administraci n de empresas y/o un curso de estudio relevante, T tulo de Grado preferido;

M nimo de diez (10) a os de experiencia profesional, con seis (6) a os en una capacidad de gesti n con una organizaci n internacional;

M nimo de cuatro (4) a os de experiencia en gestionar programas grandes de donaci n, preferiblemente en Latinoam rica y el Caribe

Conocimiento pr ctico de procedimientos de contabilidad, presupuestos, y subconvenios, particularmente de USAID;

Conocimiento pr ctico de proceso de texto y aplicaciones de planillas, y tambi n experiencia con software de contabilidad y Quicken;

Conocimiento de reglas y regulaciones de USAID;

Deseo y habilidad de vivir y trabajar en Guatemala;

Experiencia con gesti n financiera y reporte de operaciones de proyectos multimillonarios;

Habilidades superiores de comunicaci n escrita y oral para presentar informaci n, responder a preguntas y contribuir a propuestos escritos e informes en una manera profesional

Excelente habilidades interpersonales para interactuar efectivamente con personal, donantes y colaboradores locales;

Capacidad de desarrollar e implementar estrategias efectivas para cumplir deberes asignados;

Habilidad de trabajar bajo presi n con supervisi n m nima; emprendedor, capacidad de trabajar independientemente y como miembro de equipo;

Flexible y adaptable, pero capaz de tomar control y ser responsivo y anticipar las necesidades del programa, personal, y el ambiente operativo;

Conocimiento excelente de proceso de texto PC, aplicaciones de bases de datos y planillas, experiencia con Google Apps (Gmail, Calendar, Google Drive, G+, etc.) deseado firmemente; y

Fluidez en Ingles y Espa ol oral y escrita

Comentarios

Se contactar solamente aquellos candidatos bajo consideraci n. Por favor, no llamadas telefonicas.

Con el fin de proveer iguales oportunidades de empleo y oportunidades de promoci n a todos, NDI basa sus decisiones de empleo en m rito, calificaciones y capacidades. NDI es un empleador de igualdad de oportunidades . No discrimina las oportunidades de empleo o pr cticas en base de raza, color, religi n, sexo, origen nacional, edad, discapacidad, orientaci n sexual, identidad de g nero, estado civil o cualquier otra caracter stica protegida por la ley.

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